KONSEP KEGIATAN 21 th SEMARAK SMANSKA
Merancang Pensi SMA
Kehidupan SMA tidak lepas dari bagaimana mereka yang SMA bisa menunjukkan
kehebatannya, kreatifitas, eksistensi di mata orang banyak melalui sebuah
acara. Ya, acara itu adalah pensi. Sebuah acara yang dekat dengan kegembiraan,
kesenangan, dll. Rasanya kalau belum menunjukkan Pensi masing-masing SMA belum
lengkap.
Merancang sebuah pensi SMA sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan,
yang dibutuhkan adalah kejelian dan semangat. Kenapa? Karena banyak hal baru
yang akan ditemui. Tantangan telah menanti, bagaimana anda akan membentuk
sebuah konsep yang unik, proposal yang menarik, peluang sponsor, publikasi,dll.
Dibalik nuansa hura-hura pensi, yang perlu dipertahankan adalah bagaimana
sebuah kepanitiaan itu mampu belajar banyak tentang berbagai hal. Karena masa
SMA ini adalah masa belajar banyak hal, kesempatan anda terbuka lebar untuk
belajar hal-hal seperti ini. Tidak melulu duduk tenang mendengarkan ocehan guru
dalam kelas, belajar matematika, fisika, kimia, ekonomi, dll.
Apabila anda dan teman-teman berani, bersainglah dengan sekolah lain
dengan cara menentukan hari pensi bersama pada hari tanggal tahun yang sama.
Dengan kata lain ADU PENSI. Anda akan lebih tertantang untuk itu. Tentunya
persaingan kedepan harus secara sehat, tidak saling merugikan misalnya
“menyobek poster SMA lain, menyebarkan gosip buruk, dll”.
Oke, kita langsung saja mulai bagaimana pensi SMA itu dirancang hingga
dilaksanakan acara.
Kita bagi menjadi 3 bagian besar pembicaraan, yaitu:
1.
Tahap persiapan
2.
Tahap pelaksanaan
3.
Tahap pasca pelaksanaan
- Tahap
persiapan
Pendahuluan
Hal
yang paling penting sebelumnya adalah anda harus mempersiapkan semuanya
jauh-jauh hari. 4-5 bulan sebelum hari H baik. Tujuannya adalah persiapan yang
lebih baik, baik itu segi acara, maupun finansial. Anda akan menghabiskan
banyak waktu untuk mencari sponsorship. Dan ingat, anda tidak bisa memberi
waktu berpikir singkat pada pihak sponsor.
Hal pertama yang perlu anda lakukan adalah membentuk
panitia inti. Panitia inti terdiri dari koordinator utama, sekretaris dan
bendahara. Tentunya anda akan membutuhkan pembimbing di situ.
Selanjutnya, buatlah proposal sekolah, tujuannya agar
sekolah terlebih dulu setuju dengan program anda. Proposal ini nantinya dapat
digunakan sebagai bagaian awal proposal sponsor. Jadi tidak perlu kerja 2 kali
dalam bagian yang sama.
Proposal tersebut berisi :
1.
Latar belakang
2.
Nama acara
3.
Tema (sementara, bisa diganti setelahnya)
4.
waktu acara
5.
Tujuan
6.
Manfaat
7.
Sasaran
8.
Kepanitaan inti dan seksi yang dibutuhkan
9.
Konsep acara (draft kasar)
10. Anggaran
kasar
11. Penutup
Ketika anda sudah mendapat persetujuan dari sekolah,
anda akan mendapat dukungan yang kuat. Langkah anda akan semakin mudah, karena
sekolah mendukung anda.
Langkah kedua, dari panitia tersebut, bentuklah seksi
acara terlebih dahulu beserta anggotanya. Jangan buat seksi yang lain terlebih
dahulu. Alasannya sederhana, konsep acara dibutuhkan sebagai gambaran seluruh
kegiatan nantinya. Dengan demikian kerja dari seksi lain akan menyesuaikan
konsep acara.
Konsep acara mencangkup tema acara, kegiatan yang
dijalani, apabila ada pra event seperti seleksi band, cheers, dance, uaraikan
dengan rinci. Buatlah konsep semenarik mungkin. Kalau perlu dobraklah
batasan-batasan pensi itu sendiri, Jangan terlalu terpaku dengan musik.
Hal yang penting adalah bintang tamu. Kalau anda akan
menentukan bintang tamu, pilihlah kira-kira penonton macam apa yang akan anda
tarik. Bukan sesuai selera panitia, bisa gagal acara.
Setelah konsep acara selesai, baru bentuklah semua
seksi yang lain. Yang dibutuhkan adalah seksi publikasi, seksi humas, seksi
P3K, seksi dekorasi, seksi usaha dana, seksi keamanan, seksi perlengkapan,
seksi konsumsi, seksi dokumentasi, pembantu umum, dll.
Cara memilih/menyeleksi
kepanitiaan
Menurut kacamata saya, cara memilih kepanitiaan yang
terbaik adalah dengan membuka pendaftaran kepanitiaan . Alasannya adalah dengan
demikian, anda paling tidak meminimalisir unsur keterpaksaan dan paling tidak
menunjukkan adanya kemauan untuk terlibat (komitmen). Anda bisa memvariasinya
dengan audisi model angket/kuisioner, atau juga hanya berdasar pada nama saja.
Jika anda bingung menentukan/memfilter banyaknya pendaftar, mintalah bantuan
pendamping, untuk memberi masukan.
Tentukanlah kuota setiap seksi. Jangan terlalu banyak
jangan terlalu sedikit. Sesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya pada seksi dana
usaha anda akan membutuhkan banyak orang begitu pula dengan publikasi, namun
tidak dengan konsumsi, dokumentasi.
Orang-orang yang dipilih direkomendasikan memilih
beberapa orang yang kompeten/telah dipercaya kinerjanya/berpengalaman sebagai
koordinator seksi. Orang-orang inilah yang diharapkan mampu menularkan
kemampuan, pengalaman kepada wajah-wajah baru. Karena itu usahakanlah untuk
memilih orang-orang muka baru. Tujuannya adalah mencari potensi baru, memberikan
pengalaman yang lebih pada banyak orang. Pilihlah seminim mungkin kelas 3,
perbanyak kelas 2 dan kelas 1. Dengan begitu, di tahun mendatang, tidak ada
kekhawatiran karena tidak adanya orang-orang yang berpengalaman merancang
pensi.
----------------------
Kumpulkanlah seluruh anggota kepantiaan yang terpilih,
koordinator utama dan seksi acara berkewajiban memberi gambaran acara dan job
description masing-masing seksi
Job description
keseluruhan
Secara umum dalam Pensi, job description masing-masing
seksi adalah sebagai berikut:
1. Koordinator utama
Job Description:
·
Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan
kepanitiaan
·
Memantau perkembangan seluruh seksi
·
Memberi keputusan final yang bersifat mutlak
ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut
·
Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang
lain
·
Mengamati segala hal yang tidak terduga
(mamahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)
Kebanyakan orang beranggapan bahwa menjadi koordinator
utama hanya menyuruh-nyuruh, “nyangkem” saja. Namun sebenarnya tidak, posisi
koordinator haruslah menjadi sosok yang berwibawa dan berkomitmen. Dalam
artian, tidak hanya sekedar “nyangkem” tapi berani turun ke seksi-seksi untuk
membantu kerja, memberi dukungan, dan mengamati segala hal. Jangan dikira
menjadi koordinator hanya menunggu hasil saja. Kalau koordinator tidak pernah
kelihatan, tidak tahu menahu perkembangan seksi, koordinator itu perlu
dipertanyakan. Koordinator adalah contoh, inspirator bagi teman-temannya. Kalau
koordinator menyerah di awal, begitu pula teman-temannya.
2. Sekretaris
Job Description:
·
Mengetik proposal sponsor
·
Mencatat hasil rapat koordinasi
·
Mengurus surat-menyurat
·
Mengetik LPJ
Tugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi
segala hal yang berkaitan dengan surat-menyurat, korespondensi, administratif,
dll.
3. Bendahara
Job Description:
·
Memegang seluruh keuangan acara
·
Memegang seluruh bukti pengeluaran
Tugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi
segala hal yang berkaitan dengan keuangan.
4. Seksi acara
Job Description:
·
Membuat Konsep acara
·
Jadwal Pentas
·
Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh
seksi
·
Menentukan job description seksi secara lebih
rinci
·
Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap
seksi.
·
Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut
riders artis
Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana
semua job description secara terperinci akan muncul di sini. Semakin besar
tantangan yang dihasilkan konsep acara, semakin unik, dll, akan menghasilkan
job decription yang semakin rumit dan banyak. Tapi hal ini bukan berarti pekerjaan
bertambah sulit.
Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh
Seksi. Tujuannya agar konsep yang ada terus dituju dan dimengerti oleh semua
seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang keluar jalur dari job
description.
5. Seksi publikasi
Job Description:
·
Menentukan kemungkinan media publikasi yang ada
misalnya poster, leaflet, tiket, dll) yaitu media on site dan meida out site.
Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang dipasang pada acara
berlangsung.
·
Berkoordinasilah dengan seksi dana usaha
mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb
·
Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai
peletakan media onsite
·
Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim
pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan kontraprestasi
dari sponsor
·
Membuat seluruh media publikasi yang telah
ditentukan
·
Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di
mana letak 10 spanduk, pembagian ke sekolah-sekolah, dll
·
Buatlah surat
ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian sekolah,
tempat-tempat berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.
·
Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah
ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket
·
Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai
keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor.
·
Memasang publikasi pada radio-radio/media
cetak/media elektronik lainnya bersama seksi dana usaha, dan bicarakan mengenai
kesepakatan kedua belah pihak
·
Memasang seluruh media publikasi
Seksi publikasi efektif bekerja memasang pada 2 minggu
sebelum acara, harapannya adalah agar sasaran penonton mempunyai cukup waktu
untuk mejadwal dan 2 minggu waktu yang cukup dekat agar orang tidak lupa. Yang
perlu diperhatikan oleh seksi publikasi adalah pada saat pemasangan adalah
mengenai etika. Jangan memasang sembarangan karena itu menyangkut nama baik.
Anda ceroboh maka stigma buruk juga akan menempel pada acara tersebut. Jangan
terlalu banyak memasang poster di jalan-jalan. Boros! Akan lebih efektif
memasang di daerah orang banyak berkunjung seperti distrom, café, dsb.
Efektifkanlah fungsi leaflet sebagai pendekatan person to person. Manfaatkan
pula media internet, Radio, cetak secara efektif.
Pada
pemasangan media publikasi hari H, pasanglah itu pada H-1. Tujuannya agar tidak
terburu-buru. Perhatikan segala hal yang berhubungan dengan kontrapresatsi
sponsor, kapan di pasang, medianya apa, di mana, barangnya dari siapa, dll.
Pastikan hal itu dengan seksi dana usaha.
6.
Seksi Humas
Job Description:
·
Mendampingi artis (setiap anggota humas paling
tidak menjadi 1 koordinator dari satu grup artis) terutama bintang tamu
(sebagai pemandu (liat rider’s), dll)
·
Berkoordinasi dengann pihak keamanan terkait
ijin kepolisian
·
Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan
transportasi artis dan pendampingan artis
·
Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait
ijin spanduk, pajak tiket, dll.
·
Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait
dengan adanya acara
·
Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
·
Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah
konsumsi artis
Perbedaan seksi humas dengan sekretaris lebih pada kalau sekretaris
memuat suratnya, kalau seksi humas mengantar dan bernegosiasi dalam perizinan
tersebut. Seksi humas mempunyai peran sentral mengenai hubunganterhadap artis
yang akan tampil. Jangan sampai ada satu pun artis yang terlantar. Entah itu
transpor, konsumsi, penginapan, pemandu, dll.
7. Seksi usaha dana/dana usaha
Job Description:
·
Menguasai seluruh bagian proposal sponsor
·
Membuat presentasi
·
Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
·
Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
·
Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah
materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait,
kontraprestasi.
·
Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan
mngkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.
Jadi tidaknya cara bisa dikatakan dipegang oleh dana usaha. Dana usaha
tidak mendapat sponsor maka habislah acara anda. Beberapa hal penting yang pelu
diingat:
·
Pakailah pakaian yang sopan
·
Yakinkan sponsor lebih pada keuntungan sponsor
·
Jangan bersikap meminta/mengemis
·
Jangan mendesak apalagi soal waktu
·
Mencari 5
sponsor kecil lebih mudah daripada mencari 1 sponsor besar
·
Carilah koneksi dekat.
8. Seksi dekorasi
·
Menentukan dekorasi panggung
·
Menentukan dekorasi acara
·
Memasang materi publikasi media onsite bersama
seksi publikasi dan seksi perlengkapan.
9. Seksi keamanan
Job desciption:
·
Menentukan area parkiran
·
Membuat izin parkir. Berkoordinasi dengan
sekretaris dan humas.
·
Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi
acara
·
Menghadirkan pihak polisi. Berkoordinasi dengan
pihak sekretaris dan humas.
·
Membuat pos penggeledahan pada jalan masuk.
Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat,
karena akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan
pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang.
Namun sebenarnya tidak, karena tidak akan ada penyediaan alat tanpa seksi
perlengkapan. Seluruh urusan panggung dan keamanan barang seperti materi
publikasi dipegang oleh perlengkapan.
10. Seksi perlengkapan
Job desciption:
·
Berkoordianasi dengan seksi acara untuk rider’s
bintang tamu sspeutar panggung, alat, dll
·
Berkoordinasi dengan persewaan panggung (kalau
dibutuhkan)
·
Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam
satu tempat yang aman
·
Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal
pemasangan kontraprestasi di area
·
Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi
publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.
Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena
akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan
pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang.
Namun sebenarnya tidak, karena tidak akan ada penyediaan alat tanpa seksi
perlengkapan. Seluruh urusan panggung dan keamanan barang seperti materi
publikasi dipegang oleh perlengkapan.
11. Seksi konsumsi
Job Description:
·
Berkoordinasi dengan sponsor makanan (kalo ada)
atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis
·
Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam,
polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.
·
Menghandle segala macam urusan stand makanan,
minuman kalau hal itu diadalakan.
Yang perlu menjadi catatan dalam seksi konsumsi adalah
jagan sampai makanan terlambat, karena panitia dan artis akan membutuhkan
banyak energi pada hari latihan maupun hari H. Pilihlah konsumsi yang praktis,
murah, dan bergizi.
12. Seksi dokumentasi
Job Description:
·
Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
·
Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi
sponsor
·
Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam
bentuk foto, video (bisa berkoordinasi dengan tim kreatif untuk editing)
Dalam seksi, yang biasanya terlewat adalah tidak
mendokumentasikan kontrapresatsi sponsor. Ini penting karena akan digunakan
sebagai bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang
akan dibuat nantinya.
13. Seksi P3K
Job Description:
·
Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di
beberapa titik lokasi
·
Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di
area lokasi
·
Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah
sakit, ambulans, dll)
Seksi yang sederhana namun sangat vital. Jangan
sekal-sekali menempatkan orang yang tidak tahu mengenai pengobatan. Bukannya
pasien sembuh malah tambah parah. Konsekuensi kepada orang-orang yang menghuni
seksi ini adalah ketika hari-H, ada kemungkinan tidak akan melihat acara secara
utuh karena harus standby.
14. Pembantu umum (optional)
Seksi ini sering dianggap sepele, namun sebenarnya
sangat penting. Orang di seksi ini haruslah orang yang mempunyai semangat
tinggi dan kritis. Karena tuntutannya adalah membantu seluruh seksi yang ada.
Maka bisa dikatakan dibutuhkan orang yang sangat berpengalaman di sini yang
mengerti pekerjaan keseluruhan kepanitiaan. Bisa dikatakan sebagai orang ketiga
yang siap membantu.
Job Description:
·
Membantu seluruh seksi yang lain apapun itu
Hal yang perlu diperhatikan :
1.
Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah
membuat draft pengeluaran masing-masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran
final pada proposal
2.
Buatlah proposal sponsor secepatnya (lihat posting
merancang proposal sponsor untuk informasi lebih lanjut)
3.
Berkoordinasilah setiap minggu minimal 1 kali
4.
Koordinasi terakhir adalah hari H-1, segala sesuatu
harus dibereskan hari itu juga
5.
Jangan sampai ada hal sekecil apapun yang belum
terpikirkan
6.
Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika
anda punya waktu luang, salinglah menawarkan bantuan kepada seksi lain.
7.
Materi desain dalam publikasi bisa dibuat oleh siapa
saja, tidak terbatas oleh seksi dekorasi, ataupun seksi publikasi. Mungkin
pembentukan tim kreatif juga hal yang baik sebagai solusi. Tempatkan
orang-orang yang mengerti komunikasi secara audio maupun visual yang baik.
8.
Apabila acara berlagsung pada musim hujan, gunakan
pawang (apabila anda percaya dibutuhkan spiritualis seperti itu)
2. Tahap pelaksanan
Hal-hal yang perlu diperhatikan
- Berdoalah!
- Yakinkan diri anda masing-masing acara akan berjalan lancar dan sukses seperti yang diharapkan.
- Lihat kembali apa yang kurang melalui koordinasi akhir hari H-1 dan hari H dalam semua job decription seksi
- Bagilah tugas kembali terutama pada seksi yang sudah tidak bekerja pada hari H misalnya seksi publikasi, dana usaha, dll. Pecahlah seksi tersebut pada keamanan, P3K, dll.
- Usahakan setiap orang membawa alat komunikasi, terutama koordinator. (usahakan HandyTalkie). Apabila menggunakan HT sebelumnya harus mendapat izin dari dinas penyiaran berkait frekuensi.
- Jangan melupakan penjagaan tiket on spot
- Keamanan, terutama pada saat pengeledahan, dan bintang tamu naik ke atas panggung dan turun ke atas panggung
- Awasi pergerakan wartawan ( apabila ada )
- Awasi calo yang ada, seberlah keamanan di parkiran, dan sepanjang jalan menuju lokasi acara, informasikan person to person, atau anda bisa menggunakan dekorasi besar “BELI TIKET DI LOKET”
- Awasi potensi-potensi rusuh, mintalah bantuan polisi untuk hal ini
- Jangan sampai acara melebihi izin acara yang telah dikeluarkan
- Jaga kondisi, waktunya makan ya makan.
- Berilah tempat sampah pada banyak tempat
- Beri petunjuk tempat WC Umum
- Blokade area artis, dan area-area terlarang, jalan artis menuju panggung
- berilah lampu sorot pada tempat-tempat gelap untuk meminimalkan peluang hal-hal yang tidak diinginkan.
- Jangan lupa sebelum acara, memastikan artis telah cek sound apabila menggunakan musik.
- Perhatikan terhadap faktor-faktor X yang lain.
- Tahap pasca
pelaksanaan
Tahap ini menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah
keorganisasian.
Pada tahap ini
ada 3 hal yang perlu dilakukan:
- Bersih-bersih
Yang penting di sini adalah:
·
Sebelum digunakan bersih maka selesai bersih
·
Amankan seluruh media yang disediakan sponsor
- Evaluasi Akhir
Tujuan dari evaluasi adalah melihat kembali apa yang
sudah dialami, dilalui, ditempuh secara bersama-sama dengan tujuan mencari
kekurangan, kelebihan yang ada sehingga menjadi pelajaran yang berharga untuk
kedepannya.
Evaluasi ada 2 macam, yaitu:
1.
Evaluasi diri/Refleksi pribadi
Evaluasi ini adalah evaluasi pribadi. Harapannya
dengan evaluasi diri ini, anda bisa melihat kekurangan dan kelebihan pada
hal-hal yang telah anda lakukan, anda bisa menentukan apakah anda telah berbuat
banyak atau belum. Dengan evaluasi ini, diharapkan anda mampu membawa diri ke
masa lampau, melihat pengalaman-pengalaman, moment-moment penting, sehingga ada
pelajaran berharga yang bisa dibawa kedepannya.
2.
Evaluasi besar/bersama/kelompok/tim
Setelah anda mempu melihat secara pribadi, sekarang
lakukanlah itu bersama-sama. Tujuannya adalah anda bisa mendapat hal yang baru
dari teman anda, mencari kekurangan-kekurangan yang ada.
·
Kumpulkanlah seluruh kepanitiaan yang ada, yang
perlu dilakukan adalah:
·
Bicarakan kekurangan yang anda dan teman-teman
temukan, misalnya per seksi bergiliran.
·
Contoh :
Dari Seksi publikasi berbicara demikian
“Kami membuat kesalahan dengan terlalu banyak mencetak poster, terlalu
besar membuat backdrop, dll.”
·
Kekurangan yang dibicarakan ini kemudian carilah
solusinya bersama-sama, bagaimana kedepannya.
·
Sharingkan pengalaman anda pribadi secara
bergiliran, bisa seputar job yang dijalani, bagaimana acara berlangsung, apapun
itu.
·
Jangan malu-malu untuk mengkritik kinerja orang
lain, selama anda menjaga emosi anda. Gunakan komunikasi yang baik.
·
Anda bisa memvariasi evaluasi ini dengan
menghadirkan pihak luar. Tujuannya adalah bahwa ada sesuatu hal yang hanya bisa
diamati oleh orang lain di luar suatu kepanitiaan.
·
Sukses tidaknya evaluasi bergantung pada
bagaimana anda dan teman-teman mau terbuka, dengan demikian hasil evaluasi ini
dapat digunakan pada tahun ajaran berikutnya untuk membuat acara yang lebih
baik lagi.
·
Berikanlah “applause” untuk semua orang dalam
kepanitaan sebagai ungkapan kegembiraan atas segala hal yang anda dan
teman-teman peroleh.
“Pengalaman adalah
guru dalam kehidupan masa depan”
- Laporan
Pertanggungjawaban
Ketika anda sebelumnya telah membuat proposal sponsor
dan telah memberikan kesepakatan sponsor, maka laporan pertanggung jawaban
harus diberikan pada setiap sponsor yang berpartisipasi
Tujuannya adalah agar sponsor bisa mengetahui
bagaimana uang/jasa/bentuk sponsorship yang lain yang mereka berikan
dipergunakan. Apabila sisa, apakah dana sisa itu digunakan seperti pada
kesepakatan sebelumnya? Misalnya saja anda menulis pada proposal anda “semua
dana yang tersisa akan digunakan untuk membantu anak-anak yang putus sekolah”.
Dengan adanya LPJ ini, maka kepanitiaan anda akan
dilihat oleh Sponsor sebagai kepanitiaan yang bertanggung jawab.
Pihak sponsor membutuhkan LPJ ini sebagai arsip
finansial interen, dll.
Jangan anggap remeh LPJ ini, kalau anda tidak percaya
cobalah anda membuat sebuah event, anda kemudian tidak membuat LPJ, pada event
selanjutnya mintalah sponsorship pada perusahaan/company/yayasan yang sama.
Mereka tidak akan percaya dengan kepanitiaan anda.
Bagaimana membuat LPJ?
1.
Kumpulkan seluruh kepanitiaan per seksi
2.
Dalam setiap seksi, mintalah mereka untuk merinci
sedetail mungkin keuangan yang telah digunakan dalam seksi itu, dan mintalah
mereka membuat deskripsi/point-point tentang apa saja yang telah mereka lakukan
selama dalam seksi. Lampirkan bon/nota/kwitansi sebagai bukti.
3.
Kumpulkan seluruh laporan setiap seksi.
4.
Berkumpulah panitia inti dengan seluruh koordinator
masing-masing seksi
5.
Buatlah rekap dalam bentuk LPJ
LPJ akhir berisi:
Deskripsi garis besar hasil acara
Deskripsi kerja masing-masing seksi
Pengeluaran dan pendapatan keseluruhan
Bukti pengeluaran
Foto-foto kontraprestasi
Ucapan terima kasih
6.
Anda bisa membuat LPJ yang berbeda pada setiap
sponsorship
Misalnya:
Dengan menambahkan bagian pengeluaran khusus dari uang/barang yang telah
diberikan sponsor tertentu.
7.
Jilidlah laporan itu sehingga layak untuk diberikan
oleh pihak sponsor
8.
Anda bisa memvariasi sendiri segalanya.
Secara garis besar, seperti itulah
cara merancang sebuah Pensi SMA.
Lebih tepatnya sebenarnya semua
acara mempunyai proses yang mirip seperti di atas, anda bisa menggunakannya
untuk membuat acara yang lain.
Masa SMA adalah masa dimana kita
mendapat banyak kesempatan untuk berkembang.
Carilah terus sesuatu yang baru.
Masa lalu adalah pengalaman,
sekarang adalah perjuangan, hari depan adalah lebih baik
Yang mau berbagi pengalaman,
sharing, butuh pendapat, silahkan!
